Gestionar un Mapatón
Creado el 30-01-2017
Introducción
¿Qué tipo de evento?
Decidir qué tipo de evento quieres organizar determinará la dirección que debes seguir y los pasos que debes dar.
Esta guía trata sobre los Mapatones en interiores para grupos más grandes.
Para otros tipos de reuniones para el mapeo, consulta
Proyectos de mapeo de fin de semana
Fiestas de mapeo
Un Mapatón es una reunión organizada de personas para agregar datos a OpenStreetMap. Este puede ser un proyecto para mejorar el mapa en tu área local, o para ayudar a los equipos de respuesta en el terreno durante un desastre, o un proyecto de Missing Maps para respuestas humanitarias en curso o futuras.
Tu Mapatón puede estar abierto a la capacitación de nuevos mapeadores, así como a ser un evento habitual para mapeadores experimentados, y podría consistir en una sesión de capacitación, tiempo de mapeo y tiempo para socializar.
Si bien podemos darte pautas generales sobre cómo organizar un Mapatón, tu evento evolucionará y desarrollará su propia estructura e identidad dependiendo de las personas que lo organicen, los lugares disponibles y las personas que se presenten a mapear.
Historia de un Mapatón exitoso
Los Mapatones de Missing Maps de Londres comenzaron en 2014 como un pequeño grupo que capacitaba a nuevos mapeadores. Tenían la ventaja de poder involucrar a muchos grandes patrocinadores corporativos con grandes sedes con capacidad para más de 80 mapeadores.
Empezaron capacitando a todos los asistentes en cartografía básica utilizando iD como editor de elección para principiantes.
El evento se celebraba una vez al mes y los mapeadores podían reservar una plaza gratis a través de Eventbrite. Después de un tiempo, se observó cuántos asistentes regresaban para seguir mapeando y capacitándose. Se tomó la decisión de dividir el evento en capacitación de los recién llegados en iD, migrar a los mapeadores que regresaban a JOSM y también se introdujo la capacitación de validadores. Este formato ha demostrado ser muy exitoso, pero el resultado es que hay que rechazar a los mapeadores porque el evento se llena. Se inició un segundo Mapatón, el Mapatón de mediados de mes para los usuarios de JOSM más experimentados, que se concentraría en el mapeo más avanzado e investigaría y probaría nuevas ideas.
El éxito del evento de Londres se basa en una serie de factores, pero principalmente en la siguiente estrategia…
- La experiencia nos enseñó que la curva de aprendizaje para las personas sin experiencia en cartografía es muy pronunciada y puede ser desalentadora y frustrante para estos recién llegados si no pueden realizar un mapeo en su primer evento. Es importante que empiecen a mapear lo antes posible, por lo que se les mostraron solo los conceptos básicos con el editor iD, más sencillo, lo que les permitió encontrar sus propios problemas particulares durante el transcurso de la noche, cuando pudieron pedir ayuda.
- Era mucho más fácil enseñar a los mapeadores el editor JOSM, más complejo, si ya tenían experiencia en cartografía con el editor iD o algún otro programa SIG. También significaba que se estaba tratando con un grupo que estaba interesado en avanzar en sus habilidades de cartografía en lugar de solo saber de qué se trataba y si les gustaba o no.
- Era un evento habitual el primer martes de cada mes para que pudieran tenerlo en cuenta con antelación y mantener esa franja horaria libre al organizar sus vidas.
Un segundo evento (a mediados de mes) y la capacitación del validador en el evento mensual brindan a los mapeadores más experimentados la oportunidad de abordar proyectos más avanzados e interesantes, como la validación, las técnicas experimentales y los Field Papers.
Empieza a trabajar en tu Mapatón al menos un mes antes para organizar y preparar el evento.
El tamaño de las sedes disponibles y la disponibilidad de las instalaciones en la sede determinarán los factores de tu Mapatón. Una sede puede ser una empresa local, una universidad o escuela, un centro de arte, una biblioteca, una sala. Los puntos a tener en cuenta:
- ¿La sede está situada en el centro y es fácil llegar a ella? (ten en cuenta el transporte público o el aparcamiento).
- ¿Tiene una buena conexión wifi que pueda gestionar hasta 100 conexiones simultáneas?
- ¿Puede albergar hasta 100 mapeadores? Esto determinará el número de personas invitadas.
- ¿Hay suficientes mesas y sillas adecuadas?
- ¿Hay suficientes enchufes para cargar los portátiles? (organízate para tener cables de extensión).
- ¿Tiene una gran pantalla superior para los tutoriales y las presentaciones?
- ¿Tiene salas laterales más pequeñas con pantallas grandes para la capacitación especializada de grupos más pequeños?
- ¿Tienes suficientes ayudantes experimentados para dirigir un Mapatón grande?
Segundo paso… Planificar el Mapatón
Ahora que tienes suficiente información de tus primeros pasos para decidir los números, la ubicación y las fechas disponibles, puedes empezar a planificar tu Mapatón.
- Establece la fecha y la hora del Mapatón en función de la disponibilidad de las sedes (ten cuidado de comprobar que no coincida con ningún otro evento importante que pueda afectar a tu capacidad para atraer voluntarios y mapeadores a tu evento). Calcula al menos entre 2,5 y 3 horas como mínimo para tu evento (media hora para los discursos y la capacitación, media hora para los refrigerios, dos horas para el mapeo).
- Reserva la sede. Asegúrate de que la ubicación de la sede esté en OpenStreetMap.
- Distribuye invitaciones a los mapeadores a través de los medios locales y en línea para conseguir una buena asistencia. Eventbrite es una buena forma de reservar plazas en el evento.
- ¿Se proporcionarán tentempiés o refrigerios en el evento? (La pizza ha demostrado ser una opción popular, pero elige los alimentos populares en tu parte del mundo).
- Configura un proyecto para el evento. Recuerda que tu primer Mapatón en tu área posiblemente comprenderá una gran proporción de principiantes. Te sugerimos que tengas dos proyectos fáciles para principiantes y dos tareas más desafiantes para mapeadores más experimentados. Ponte en contacto con el Proyecto Missing Maps si necesitas ayuda con la configuración de los proyectos y también para obtener materiales del Mapatón para las mesas y señales de dirección para los pasillos. El Tasking Manager es una buena fuente de proyectos útiles.
- Ayudantes sugeridos que podrías necesitar para el evento:
- Un mapeador experimentado para explicarles el proceso de mapeo.
- Una persona de TI de la sede para solucionar los problemas de conectividad.
- Un ponente invitado para hablar de sus experiencias con OpenStreetMap.
- Idealmente, un mapeador experimentado por mesa para comprobar que saben qué hacer y para responder a cualquier pregunta. Ponte en contacto con el Proyecto Missing Maps para que te ayuden a encontrar ayudantes y también busca mapeadores experimentados en tu área.
- Un ayudante para ayudar con los preparativos y que te sustituya como apoyo.
- Añade tu evento al calendario del Mapatón.
- Ten a alguien disponible de los medios locales para tomar fotos e informar sobre el evento.
- Organízate para que alguien grabe la presentación y cree un enlace en directo para los mapeadores remotos.
La semana anterior al Mapatón
- Visita la sede y comprueba que todos los preparativos sigan en orden (sede, ayudantes, equipo).
- Compila una lista de asistentes para enviar mensajes y para las etiquetas de identificación del evento.
- Envía un mensaje a los asistentes para recordarles que traigan un portátil y un ratón, que configuren su cuenta de OpenStreetMap, que lleven sus datos de acceso y que descarguen JOSM si ese es su editor preferido.
- Publica avisos en línea con enlaces a la asignación de entradas, recordando a los asistentes que ocupen las últimas plazas que quedan en tu evento.
- Planifica la distribución de las mesas y sillas en relación con los enchufes disponibles y la vista de la gran pantalla superior.
- Comprueba que tienes proyectos de mapeo actuales para el evento.
- Comprueba que tienes fondos para los refrigerios y cualquier otro gasto.
- Organízate para que se impriman los materiales del Mapatón (o crea los tuyos propios) y estén listos para el evento.
- Comprueba que alguien traerá cualquier equipo (cables de extensión, ratón de repuesto) y material de ayuda para las mesas que se necesiten.
- Notifica a tus ayudantes que necesitas que estén en la sede media hora antes del comienzo para ayudar a colocar las mesas, las sillas, los cables de extensión, etc.
- Comprueba que haya un inicio de sesión en la wifi de la sede y que haya una contraseña disponible para que todos la usen.
- Crea un registro que debería llevarse a cada Mapatón para registrar a los asistentes, sus nombres de usuario y el editor que usan. Esto proporcionará un registro continuo para evaluar cuántos mapeadores regresan para una segunda sesión o más, para evaluar qué mapeadores continúan mapeando durante el período entre eventos, para evaluar la tasa de éxito de retención de mapeadores, etc.
- Ponte en contacto con los validadores remotos al menos dos días antes del evento para darles instrucciones sobre los proyectos en los que se está trabajando y cualquier otro detalle que les ayude a colaborar con el Mapatón.
- Elige un pub local u otra sede para la reunión posterior y comprueba que esté en OpenStreetMap.
En el Mapatón
- Llega temprano a la sede para comprobar que la recepción está preparada para el evento.
- Recorre la sede para familiarizarte con la zona, los baños, las salidas de emergencia, etc.
- Informa a los ayudantes sobre la distribución de la sala y pide a tu ayudante que los supervise en la colocación de las mesas, las sillas y el equipo, y que coloque señales de dirección en los pasillos.
- Comprueba con la persona de TI de la sede que todas las conexiones a Internet funcionan y que las pantallas grandes superiores están conectadas a los portátiles correspondientes.
- Ten un ayudante en la puerta para dar la bienvenida a los mapeadores, darles sus etiquetas identificativas y decirles dónde sentarse.
- Haz que los ayudantes se muevan de una mesa a otra para ayudar a los mapeadores a iniciar sesión cuando lleguen.
Empezar el evento
- Pide silencio a todos y empieza con tu discurso de bienvenida, presentación, programa del evento, instrucciones de evacuación en caso de incendio, ubicación de los baños, etc.
- Presenta al mapeador experimentado y empieza el proceso de capacitación.
- Durante el evento, estate listo para anunciar cualquier consejo útil si notas que algunos de los mapeadores están cometiendo un error (como no cuadrar los edificios).
- https://osmlab.github.io/show-me-the-way/bbox.html es una buena forma de poner algo en la pantalla superior para que los mapeadores vean las ediciones en directo en curso.
- Comprueba que los refrigerios estén listos para el descanso de la mitad de la sesión.
- Elige un pub local para la reunión posterior y comprueba que esté en OpenStreetMap.
- Comprueba que los medios locales o un ayudante están tomando fotos.
Al final del evento
- Agradece a los anfitriones la magnífica sede, a los nuevos mapeadores por venir y unirse a la comunidad de mapeadores, a los mapeadores experimentados por su ayuda, su tiempo y sus contribuciones, muéstrales el progreso realizado en los proyectos en los que trabajaron, pídeles que vuelvan al próximo Mapatón e invítalos al pub después.
- Comprueba que se haya completado el registro de los mapeadores.
- Recoge cualquier equipo prestado a los mapeadores (ratón, portátil, etc.).
- Reúne todas las señales, el equipo y recoge cualquier basura.
- Asegúrate de que las mesas y sillas se vuelvan a colocar en su sitio y de que la sede esté limpia antes de salir para el pub.
No todo es trabajo y nada de ocio
Si tu Mapatón se convierte en un evento habitual, es posible que empieces a tener un núcleo de asistentes habituales que se convertirán en tus ayudantes experimentados y ayudarán a que este sea también un evento social.
Otros recursos
Puedes descargar una lista de verificación en los formatos odt y pdf para que puedas repasarla en las reuniones preparatorias.
También puedes encontrar recursos útiles para los Mapatones en nuestra página de recursos externos.
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