Gérer un Mapathon

Revu le 2021-11-21

Introduction

Quel type d’événement

Décider du type d’événement que vous souhaitez organiser décidera de la direction que vous devez prendre et des étapes à suivre.

Ce guide traite des Mapathons organisés en intérieur et pour les grands groupes.

Pour d’autres types de réunions cartographique, voir
Weekend Mapping Projects
Mapping Parties

Un Mapathon est une réunion organisée de personnes pour ajouter des données à l’OpenStreetMap. Il peut s’agir d’un projet visant à améliorer la carte dans votre région, ou d’aider les équipes d’intervention sur le terrain lors d’une catastrophe, ou d’un projet de cartes manquantes pour les interventions humanitaires en cours ou futures.

Votre Mapathon peut être ouvert à la formation de nouveaux cartographes ainsi qu’à un événement régulier pour les cartographes expérimentés et peut consister en une session de formation, un temps de cartographie et un temps de contacts sociaux.

Bien que nous puissions donner des directives générales sur la façon d’organiser un Mapathon, votre événement évoluera et développera sa propre structure et identité en fonction des personnes qui l’organisent, des lieux disponibles et des personnes qui se présenteront pour cet exercice de cartographie.

kings college

Histoire d’un Mapathon réussi

Les “London Missing Maps Mapathons” ont commencé en 2014 en tant que petit groupe formant de nouveaux cartographes. Ils avaient l’avantage de pouvoir impliquer de nombreuses grandes entreprises sponsors possedant de grands sites avec des capacités d’environ 80+ cartographes. Cela a commencé par la formation de tous les participants à la cartographie de base en utilisant iD comme éditeur de choix pour les débutants. L’événement avait lieu une fois par mois et les cartographes pouvaient réserver une place gratuite via Eventbrite. Après un certain temps, il a été noté combien de participants revenaient pour effectuer plus de cartographie et plus de formation. La décision a été prise de diviser l’événement en formation des nouveaux arrivants sur iD d’une part, et de migrer les cartographes plus experimentés vers JOSM; la formation des validateurs a également été introduite. Ce format s’est avéré très réussi, mais le résultat a été de devoir refuser des cartographes car l’événement devenait complet. Un deuxième Mapathon a été lancé, le “Mid Month Mapathon” en milieu de mois, pour les utilisateurs JOSM les plus expérimentés, pour se concentrer sur la cartographie plus avancée et étudier et tester de nouvelles idées. Le succès de l’événement de Londres repose sur un certain nombre de facteurs mais principalement sur la stratégie suivante…

  • L’expérience nous a appris que la courbe d’apprentissage pour les personnes sans aucune expérience en cartographie est très raide et peut être rebutante et frustrante pour ces nouveaux arrivants s’ils ne peuvent pas faire de cartographie lors de leur premier événement. Il est important de leurs permettre cartographier le plus rapidement possible, afin de leurs montrer les bases de la cartographie avec l’éditeur iD qui est plus simple; ce qui leurs permet d’être confrontés à leurs propres problèmes particuliers au cours de la soirée et lorsqu’ils ont pu demander de l’aide.
  • Il était beaucoup plus facile d’enseigner aux cartographes l’éditeur JOSM plus complexe si ils ont déjà une expérience de la cartographie avec l’éditeur iD ou un autre programme SIG. Cela signifie également que vous avez affaire à un groupe qui souhaite faire progresser ses compétences en cartographie plutôt que de simplement savoir de quoi il s’agit et si il ont une affinité pour l’exercice ou pas.
  • Il s’agissait d’un événement régulier, le premier mardi de chaque mois, afin qu’ils puissent en tenir compte à l’avance et garder ce créneau ouvert lors de l’organisation de leur calendrier. Un deuxième événement (milieu de mois) et une formation de validateur lors de l’événement mensuel donnent aux cartographes les plus expérimentés l’occasion de s’attaquer à des projets plus avancés et intéressants tels que la validation, les techniques expérimentales et les “Field Papers” (documents de terrain).

Commencez à travailler sur votre Mapathon au moins un mois avant pour l’organisation et la préparation de l’événement.

Première étape … Préparation du format de votre Mapathon.

La taille des lieux disponibles et la disponibilité des installations sur place détermineront les facteurs de votre Mapathon. Un lieu peut être une entreprise locale, une université ou une école, un centre artistique, une bibliothèque ou une salle. Les points à noter :

  1. Le lieu de réunion est-il situé au centre et facile d’accès ? (notez les transports publics ou le parking)
  2. A-t-il un bon wi-fi qui peut gérer jusqu’à 100 connexions simultanées ?
  3. Peut-il accueillir jusqu’à 100 cartographes ? C’est ce qui déterminera le nombre de personnes invitées.
  4. Les tables et les chaises sont-elles suffisantes et adaptées ?
  5. Y a-t-il suffisamment de prises de courant pour recharger les ordinateurs portables (prévoir des rallonges) ?
  6. Dispose-t-il d’un grand écran de rétroprojection pour les tutoriels et les présentations ?
  7. Dispose-t-il de salles latérales plus petites avec de grands écrans pour la formation spécialisée de petits groupes ?
  8. Disposez-vous d’un nombre suffisant d’assistants expérimentés pour organiser un grand Mapathon ?

venue

Deuxième étape … Planification du Mapathon

Maintenant que les premières étapes vous ont fourni suffisamment d’informations pour décider du nombre de participants, du lieu et des dates disponibles, vous pouvez commencer à planifier votre Mapathon.

  1. Fixez la date et l’heure du Mapathon en fonction de la disponibilité des lieux (vérifiez bien qu’il ne coïncide pas avec un autre événement majeur qui vous empêcherait d’attirer des volontaires et des cartographes à votre événement). Prévoyez au moins 2h30 à 3 heures pour votre événement (une demi-heure pour les discours et la formation, une demi-heure pour les rafraîchissements, deux heures pour la cartographie).
  2. Réservez le lieu. Assurez-vous que l’emplacement du lieu est sur Openstreetmap.
  3. Distribuez des invitations aux cartographes par le biais des médias locaux et en ligne afin d’assurer une bonne participation. [Eventbrite] (https://www.eventbrite.co.uk/) est un bon moyen de réserver des places pour l’événement.
  4. Fournirez-vous des collations/rafraîchissements lors de l’événement ? (La pizza s’est avérée être un choix populaire mais choisissez les aliments populaires de votre région du monde).
  5. Mettez en place un projet pour l’événement. N’oubliez pas que votre premier Mapathon dans votre région comprendra probablement une grande proportion de débutants. Suggérez que vous ayez deux projets faciles pour les débutants et deux tâches plus difficiles pour les cartographes plus expérimentés. Contactez le [Missing Maps Project] (http://missingmaps.org) si vous avez besoin d’aide pour la mise en place des projets, ainsi que de matériel de cartographie pour les tables et les panneaux d’indication des pistes. Le [Gestionnaire de tâches] (http://tasks.hotosm.org) est une bonne source de projets utiles.
  6. Suggestions d’aides dont vous pourriez avoir besoin pour l’événement
    • Un cartographe expérimenté pour les guider dans le processus de cartographie.
    • Un informaticien du lieu de réunion pour résoudre tout problème de connectivité.
    • Un orateur invité pour parler de son expérience avec Openstreetmap
    • Idéalement, un cartographe expérimenté par table pour vérifier que les participants savent ce qu’ils doivent faire et pour répondre à toutes les questions. Contactez le [Missing Maps Project] (http://missingmaps.org) pour vous aider à trouver des aides et recherchez également des [cartographes expérimentés dans votre région] (http://resultmaps.neis-one.org/oooc)
    • Un adjoint pour vous aider à organiser et vous remplacer.
  7. Ajoutez votre événement au calendrier du Mapathon.
  8. Demandez à un représentant des médias locaux de prendre des photos et de faire un reportage sur l’événement.
  9. Demandez à quelqu’un de filmer la présentation et de créer un lien en direct pour les cartographes à distance.

people at work more people at work

La semaine précédant le Mapathon

  1. Visitez le lieu et vérifiez que toutes les dispositions sont toujours en place. (lieu, aides, équipement).
  2. Compilez une liste de participants pour la messagerie et pour les étiquettes d’identité de l’événement.
  3. Envoyer un message aux participants leur rappelant d’apporter un ordinateur portable et une souris et d’avoir leur compte Openstreetmap configuré, leurs détails de connexion avec eux, et JOSM téléchargé si c’est leur choix d’éditeur.
  4. Mettez en ligne des avis, avec des liens vers l’attribution des billets, rappelant aux participants de prendre les dernières places disponibles à votre événement.
  5. Planifiez la disposition des tables et des chaises en fonction des prises de courant disponibles et de la vue sur le grand écran.
  6. Vérifiez que vous avez des projets de cartographie en cours pour l’événement.
  7. Vérifiez que vous disposez d’un financement pour les rafraîchissements et tout autre coût.
  8. Faites en sorte que le [Matériel du Mapathon] (#printout-materials) (ou créez le vôtre) soit imprimé pour l’événement.
  9. Vérifiez que quelqu’un apportera tout équipement (rallonges, souris de rechange) et les aides de table qui seront nécessaires.
  10. Prévenez vos assistants qu’ils doivent être présents sur le lieu de l’événement une demi-heure avant le début de la manifestation pour aider à sortir les tables, les chaises, les rallonges électriques, etc.
  11. Vérifiez qu’il y a une connexion au wi-fi sur le site et qu’un mot de passe est disponible pour tous.
  12. Créez un registre qui devrait être apporté à chaque Mapathon pour enregistrer les participants, leurs noms d’utilisateur et l’éditeur qu’ils utilisent. Ce registre permettra d’évaluer le nombre de cartographes qui reviennent pour une deuxième session ou plus, de déterminer quels cartographes continuent à cartographier entre deux événements, d’évaluer le taux de réussite de la rétention des cartographes et ainsi de suite.
  13. Contactez les validateurs à distance au moins deux jours avant l’événement pour les informer des projets sur lesquels ils travaillent et de tout autre détail qui les aidera à contribuer au Mapathon.
  14. Décidez d’un pub local ou d’un autre lieu pour la réunion suivante et vérifiez qu’il est sur Openstreetmap

Lors du Mapathon

  1. Arrivez tôt sur le lieu de l’événement pour vérifier que la réception est bien préparée pour l’événement.
  2. Faites le tour du lieu pour vous familiariser avec les lieux, les toilettes, les sorties de secours, etc.
  3. Informez les assistants de la disposition de la salle et demandez à votre adjoint de les superviser pour la mise en place des tables, des chaises et du matériel, ainsi que pour l’installation de panneaux indicateurs dans les couloirs.
  4. Vérifiez avec le responsable informatique local que les connexions Internet fonctionnent toutes et que les écrans géants sont connectés aux ordinateurs portables correspondants.
  5. Demandez à un assistant d’accueillir les cartographes à la porte, de leur remettre leur badge et de leur indiquer où s’asseoir.
  6. Demandez à des assistants de passer de table en table pour aider les cartographes à se connecter lorsqu’ils arrivent.

mentoring

Début de l’événement

  1. Faites taire tout le monde et commencez votre discours de bienvenue, d’introduction, le programme de l’événement, les instructions d’évacuation en cas d’incendie, la position des toilettes, etc.
  2. Présentez votre cartographe expérimenté et commencez le processus de formation.
  3. Pendant l’événement, soyez prêt à donner des conseils utiles si vous remarquez que certains cartographes commettent des erreurs (comme le fait de ne pas mettre les bâtiments sous forme de carrée).
  4. https://osmlab.github.io/show-me-the-way/bbox.html est une bonne façon d’afficher quelque chose sur l’écran de synthèse pour que les cartographes puissent voir les éditions en direct.
  5. Vérifiez que les rafraîchissements sont en place pour la pause de mi-session.
  6. Décidez d’un pub local pour vous retrouver après la réunion et vérifiez qu’il est sur Openstreetmap
  7. Vérifiez que les médias locaux ou/et un assistant prennent des photos.

snacks

A la fin de l’événement

  1. Remerciez les hôtes pour la qualité du lieu, les nouveaux cartographes pour être venus et avoir rejoint la communauté cartographique, les cartographes expérimentés pour leur aide, leur temps et leurs contributions, montrez-leur les progrès réalisés sur les projets sur lesquels ils ont travaillé, demandez-leur de revenir au prochain Mapathon et invitez-les ensuite au pub.
  2. Vérifier que le registre des cartographes a été complété
  3. Récupérer le matériel qui a été prêté aux cartographes (souris, ordinateur portable, etc.)
  4. Rassemblez tous les panneaux, le matériel et ramassez les déchets éventuels.
  5. Assurez-vous que les tables et les chaises sont remises en place et que la salle est propre avant de partir au pub.

Pas que du travail mais aussi du plaisir

Si votre Mapathon devient un événement régulier, il est possible que vous commenciez à avoir un noyau de participants réguliers qui deviendront vos assistants expérimentés et contribueront à faire de cet événement un événement social.

theme

Autres ressources

Une liste de contrôle peut être téléchargée en format odt et pdf afin que vous puissiez la parcourir lors des réunions préparatoires.

Vous trouverez également des ressources utiles pour les mapathons [sur notre page de ressources externes] (/en/resources).

 Retourner en haut de la page